4. Báo cáo tự đánh giá

4.1. Tạo mới/Chỉnh sửa/Xóa kỳ đánh giá

Để thực hiện báo cáo tự đánh giá thì:

Bước 1: Chọn Kỳ đánh giá

Bước 2: Chọn Tạo mới

Bước 3: Chọn kỳ đánh giá để sao chép dữ liệu cho kỳ đánh giá đang tạo mới (nếu không cần sao chép thì bỏ qua bước này)

Bước 4: Thiết lập thông tin cho kỳ đánh giá: chọn năm học; điền tên kỳ đánh giá; chọn tài liệu quyết định

Bước 5: Chọn biểu tượng để hoàn tất tạo mới

Có thể chọn để xóa, hoặc chọn để chỉnh sửa thông tin của kỳ đánh giá

Bước 6: Chọn biểu tượng để truy cập chi tiết báo cáo

4.2. Đồng bộ số liệu nhà trường

Để lấy số liệu đã khai báo từ mục Nhà trường thì thực hiện:

Bước 1: Chọn Số liệu nhà trường

Bước 2: Kiểm tra rà soát thông tin và số liệu lần lượt theo từng mục

Bước 3: Nếu có sai sót, nhập lại số liệu theo hướng dẫn ở mục 2.2. Sau đó chọn Đồng bộ số liệu

4.3. Thành lập hội đồng đánh giá

Để tạo các thành viên hội đồng đánh giá thì thực hiện:

Bước 1: Chọn Hội đồng đánh giá

Bước 2: Nhập thông tin thành viên

Bước 3: Cấp tài khoản tương ứng để thành viên đó truy cập. Nếu thành viên chưa có tài khoản, thực hiện tạo tài khoản theo hướng dẫn ở mục 1. Quản lý tài khoản

Bước 4: Nhấn Enter trên bàn phím để hoàn tất thêm thành viên

4.4. Phân công công việc

Để phân công cho các thành viên trong hội đồng đánh giá thì thực hiện:

Bước 1: Chọn Phân công Thêm nhóm

Bước 2: Chọn Thêm tiêu chuẩn

Bước 3: Chọn các tiêu chuẩn mà nhóm số 1 sẽ phụ trách tìm minh chứng

Bước 4: Chọn Xác nhận

Bước 5: Chọn Thêm thành viên

Bước 6: Tick chọn các thành viên của nhóm số 1

Bước 7: Chọn Xác nhận để hoàn tất

Bước 8: Thực hiện tương tự từ Bước 1 để phân chia thành viên và công việc cho các nhóm còn lại

Bước 9: Chọn Kế hoạch làm việc để điền nội dung kế hoạch làm việc

4.5. Thiết lập danh mục viết tắt và đặt vấn đề

Bước 1: Chọn Danh mục viết tắt

Bước 2: Nhập lần lượt Tên viết tắt và Tên đầy đủ. Nhấn Enter trên bàn phím để lưu

Bước 3: Chọn Đặt vấn đề

Bước 4: Chọn Tình hình chung

Bước 5: Nhập nội dung mục tình hình chung để đưa vào báo cáo

Có thể nhấn Gợi ý để xem các mẫu ví dụ copy và chỉnh sửa lại cho phù hợp với đơn vị

Bước 6: Nhấn Lưu

Bước 7: Thao tác tương tự để điền các nội dung Mục đích tự đánh giá, Tóm tắt quá trình

4.6. Thực hiện đánh giá

Bước 1: Chọn Đánh giá

Bước 2: Chọn biểu tượng để điền phần mở đầu cho từng tiêu chuẩn

Bước 3: Kéo xuống phía dưới, điền đầy đủ các phần Mở đầu, Điểm mạnh, Điểm yếu, Kế hoạch cải tiến chất lượng, Kết luận. Sau đó tick vào ô vuông Xong để đánh dấu hoàn thành

Có thể chọn Xem gợi ý để xem các mẫu ví dụ copy và chỉnh sửa lại cho phù hợp với đơn vị

Bước 4: Chọn tiêu chí 1 của tiêu chuẩn số 1

Bước 5: Chọn Mức 1

Bước 6: Minh chứng tự động được chèn vào nếu trước đó người dùng đã đưa minh chứng lên phần mềm. Trường hợp cần bổ sung thêm minh chứng thì bấm biểu tượng để bổ sung minh chứng (chọn vào để xem lại minh chứng).

Bước 7: Chọn lần lượt từng chỉ báo của tiêu chí để đánh giá.

Bước 8: Điền mô tả hiện trạng hay nhận xét tương ứng. Có thể chọn Xem gợi ý để xem các mẫu. Nhấn Chọn gợi ý tương ứng để chèn vào nội dung nhận xét.

Bước 9: Chọn Tình trạng chỉ báo vừa thực hiện: Xong; Đang làm; Chưa làm. Sau đó chọn kết quả đánh giá chỉ báo vừa thực hiện: Đạt; Không đạt

Bước 10: Thao tác tương tự với Mức 2,3

Bước 11: Điền Điểm mạnh, Điểm yếu, Kế hoạch cải tiến chất lượng

Bước 12: Chọn tình trạng tiêu chí: Xong; Đang làm; Chưa làm.

Thực hiện tương tự với các tiêu chí, tiêu chuẩn còn lại

Lưu ý: người dùng có thể dựa vào màu sắc của các ô để biết tiêu chí nào chưa/đang/đã thực hiện

Lưu ý: Riêng đối với các tiêu chí mức 4, điền nội dung đánh giá sau đó chọn Đạt/Không đạt

4.7. Tổng kết, gửi và tải báo cáo

Bước 1: Chọn Tổng kết. Bên dưới sẽ hiển thị thống kê số lượng, tỷ lệ các tiêu chí đạt/không đạt

Bước 2: Điền cấp độ và mức độ trường tự đánh giá

Bước 3: Điền nội dung phần Tổng kết chung

Bước 4: Chọn Tải báo cáo để tải xuống file zip hoàn chỉnh bao gồm file word báo cáo tự đánh giá và tất cả các dữ liệu của minh chứng trong báo cáo (mỗi minh chứng là 1 thư mục có tên là mã minh chứng tương ứng). Sau đó để xem lại báo cáo người dùng mở file zip ra và mở tiếp file word báo cáo tự đánh giá.

Lưu ý: Để tự động mở file minh chứng người dùng chuyển đến trang cuối cùng “Danh mục mã minh chứng” sau đó đè phím Ctrl và chọn chuột trái vào mã minh chứng cần mở thì sẽ mở ra file đính kèm minh chứng.

Bước 5: Chọn Gửi để gửi báo cáo tự đánh giá cho cơ quan quản lý

4.8. Kiểm tra trạng thái xét duyệt

Bước 1: Chọn Kỳ đánh giá

Bước 2: Quan sát cột Trạng thái để biết báo cáo tự đánh giá đã được duyệt/đã bị từ chối

Người dùng cũng có thể bấm vào chức năng Thông báo để kiểm tra trạng thái xét duyệt.