3.1. Quản lý tài liệu
Để lưu trữ hay đính kèm các tài liệu cho kỳ đánh báo cáo tự đánh giá thì thực hiện:
Bước 1: Chọn Tài liệu Quản lý và tải lên
Bước 2: Chọn Tạo mới
Bước 3: Điền các thông tin của tài liệu: Số hiệu, Ngày, Đơn vị ban hành, Trích yếu
Bước 4: Chọn tải lên tệp tin tài liệu dưới dạng PDF/Word
Bước 5: Nhấn Lưu để hoàn tất tải lên
Bước 6: Để tải tài liệu xuống, chọn Tài liệu Xem và tải xuống Tải về
3.2. Quản lý minh chứng
a) Thêm lần lượt từng minh chứng
Bước 1: Chọn Tài liệu Minh chứng
Bước 2: Chọn loại mã minh chứng cần thêm có hoặc không có mã Hn.
(Ví dụ: H1-1.1-01 hoặc 1.1-01)
Bước 3: Lựa chọn Kỳ đánh giá, Tiêu chuẩn, Tiêu chí
Bước 4: Chọn Thêm
Bước 5: Điền đầy đủ các thông tin của minh chứng và nhấn Lưu
b) Sao chép minh chứng từ những kỳ đánh giá trước
Bước 1: Chọn Tài liệu Minh chứng
Bước 2: Chọn loại mã minh chứng cần thêm có hoặc không có mã Hn.
(Ví dụ: H1-1.1-01 hoặc 1.1-01)
Bước 3: Lựa chọn Kỳ đánh giá, Tiêu chuẩn, Tiêu chí
(Lưu ý: Kỳ đánh giá phải là kỳ hiện tại đang thực hiện)
Bước 4: Chọn Sao chép MC
Bước 5: Chọn loại mã minh chứng cần sao chép ở những kỳ trước có hoặc không có mã Hn.
Bước 6: Lựa chọn Kỳ đánh giá, Tiêu chuẩn, Tiêu chí
(Lưu ý: Kỳ đánh giá là một trong những kỳ đã thực hiện)
Bước 7: Tick chọn một hoặc nhiều minh chứng của kỳ đánh giá trước cần sao chép
Bước 8: Chọn Áp dụng vào để sao chép những minh chứng này vào kỳ đánh giá hiện tại đang thực hiện. Mã minh chứng mới sẽ được tạo tự động.
c) Nhập danh sách minh chứng từ file excel
Bước 1: Chọn Tài liệu Minh chứng Tải mẫu Excel
Bước 2: Điền đầy đủ thông tin minh chứng vào file excel vừa tải xuống
Lưu ý: ở cột D, nếu một minh chứng được dùng cho nhiều tiêu chí thì các tiêu chí ngăn cách nhau bởi dấu chấm phẩy (;)
Bước 3: Chọn Nhập Excel
Bước 4: Chọn Browse dẫn tới file excel vừa nhập liệu chọn Tải lên
Bước 5: Chọn Kỳ đánh giá là kỳ đang thực hiện
Bước 6: Tick chọn toàn bộ minh chứng
Bước 7: Chọn Nhập để hoàn tất tải lên.
d) Đính kèm tệp vào minh chứng
Graphical user interface, application, website
Description automatically generated Bước 1: chọn vào 
tương ứng minh chứng cần đính kèm tệp
Graphical user interface, application
Description automatically generated Bước 2: Chọn mục Thêm tệp sau đó chọn tệp để đính kèm cho minh chứng (Lưu ý: dung lượng tối đa của tệp là 5MB và tổng các tệp là 25MB).
Bước 3: Chọn Lưu để lưu minh chứng lại.
Trường hợp tệp đính kèm là các video, clip có dung lượng lớn:
Graphical user interface, website
Description automatically generated Thực hiện đăng tải lên youtube sau đó sao chép đường dẫn URL của video, clip đó.
Graphical user interface, application
Description automatically generated Bước 4: Sau đó chọn Thêm đường dẫn URL
Bước 5: Dán đường dẫn URL của video, clip vào sau đó chọn Đồng ý để lưu lại. Sau đó chọn Lưu để lưu minh chứng đó lại.
